Elaboração de Atas

Elaboração de Atas

Quem participa de reuniões no trabalho já deve ter necessitado fazer uma ata de reunião.

Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio da ata.

Elaboração de Atas

O que é uma Ata?

Ata é um registro escrito sobre todos os acontecimentos e assuntos debatidos durante uma reunião ou outro tipo de assembleia.

É um relato resumido do que foi discutido e normalmente é redigido por uma secretária executiva.

Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de uma secretária executiva, e requer atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido.

Para que serve uma ata?

Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões pelo seu formato simples e prático.

A ata também é importantíssima para quem trabalha com secretariado remoto, para registrar o que foi acordado em cada reunião de alinhamento de trabalho.

Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem exigida. Mas hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos.

Algumas orientações gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada.

Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato e sua apresentação.

Tipos de atas

As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma reunião oficial ou privada, como podem ser de um congresso, por exemplo; são também os certificados que atestam a eleição de alguém para um cargo. Além disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório.

Uma ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois mil e treze…”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”: “Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”.

Modelo de ata de reunião

O que você precisa para facilitar sua vida e conseguir fazer uma ata de reunião eficiente, é partir de um modelo de ata de reunião.

O modelo de ata deve ser:

  • com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
  • sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
  • sem abreviaturas de palavras ou expressões;
  • com números escritos por extenso;
  • sem rasuras nem emendas;
  • sem uso de corretivo;
  • com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
  • com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.

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